Decubitus Nederland

Congress begeleiding van A tot Z. Programmaboekjes, Interactieve wanden, goodie bags, email campagnes, Interne en externe navigatie. Voor Decubitus Nederland deden we het allemaal.

29 producten een deadline

29 februari organiseerde Decubitus Nederland hun symposium. New Yellow werd hierin de communicatie partner. Dit hield in dat we het evenement van voor tot achter zouden vormgeven. Van flesjes water voorzien van logo’s tot interactieve wanden. Een grote puzzel waarbij alle stukjes op de dag zelf zoals gepland in elkaar vielen.

Decubitus Nederland maakte afgelopen jaar een hele stap. Een nieuwe huisstijl en logo geeft de organisatie de uitstraling die bij de huidige manier van werken past.

Folders & Email campagnes

Om het congress te introduceren zijn we gestart met het uitbrengen van een folder die op de plaats waar de doelgroep werkzaam is werd verspreid. Hiernaast was er een uitgebreide database opgebouwd die ingezet is voor email campagnes richting bezoekers, industrie en sprekers.

Goodie bags

Bij binnenkomst krijgen alle gasten een goodie bag met de nieuwe Decubitus branding gevuld met een kladblok, flesje water, goodies van de industrie, programmaboekjes etc.. allemaal opgemaakt met de nieuwe branding van Decubitus Nederland. De volledige goodiebag is door New Yellow gerealiseerd.

Interne & Externe communicatie

Tijdens het evenement zijn er vier zalen, 30 sprekers en tal workshops. Aan ons de taak om de 400 bezoekers met zo min mogelijk oponthoud op de juiste plaats te krijgen. Dit begint bij de externe navigatie rondom het parkeerterrein, hier maakten wij gebruik van digitale bewegwijzering met ondersteunende uitingen op de extra geplaatste bebording voor het congress.

Intern werd er een maatwerk wayfinding toegepast door middel van vloerstippen, roll-up banners en bebording. Deze kwamen vervolgens weer overeen me de plattegrond in het programmaboekje en de informatie op de interactieve schermen.

Zaalaankleding & staffing

Het evenement dat plaatsvond op het museumplein in Kerkrade werd volledig in het jasje van Decubitus Nederland gestoken. Zo werden tussen de presentaties door animaties afgespeeld op de schermen. en werden er meerdere visuals geplaatst voor de totale ervaring. Hiernaast waren we met een team van negen personen verantwoordelijk voor het ontvangen van de gasten, het verzamelen van de presentaties en het in goede banen leiden van de de wissels tussen de zalen.

Wat hebben we bereikt.

Een volledig uitverkocht evenement waarbij alle vierhonderd gasten voorzien werden van de juiste informatie door middel vanĀ  de email campagnes en flyers. Vervolgens is er gewerkt aan een totaalervaring waarbij gasten door middel van goede wayfinding en begeleiding zonder problemen op de juiste plaats aankwamen waar vervolgens de juiste techniek klaarstond om zowel sprekers als bezoekers te ondersteunen bij het hebben van een inspirerende en leerzame middag.